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admin:manuales_de_procedimientos:logistica_evento_ensambles

Manual de procedimientos: Evento de un Ensamble

Convenciones

Talento: persona o personas que presentaran el contenido

Asistentes: receptores del contenido

Varios días antes

  • Convocar al Talento
  • Coordinar Fecha, Hora y Locación del evento
    • Locación:
      • verificar permisos necesarios
      • Verificar acceso de carga
      • Verificar camerino o un sitio para acomodación del Talento y sus pertenencias
      • Aclarar rutas de acceso, metro, rutas de buses
    • Fecha:
      • Verificar partidos de fútbol y otros eventos que puedan colisionar
    • Hora
      • Verificar pico y placa
  • De acuerdo al evento, filtrar los posibles asistentes
  • Planeación Pedagógica ( ¿Qué es esto?)
  • Consolidar potenciales asistentes y comunicarles del evento
    • Lista de correo
    • Redes sociales ( menciones etc)
    • Afiche
  • Construir un listado de inscritos
  • Conseguir refrigerios (en caso que el evento dure más de 3 horas)
  • Diseñar y producir el Programa de mano (en caso de necesidad)
  • Definir requerimientos técnicos (Acomodación, Seguridad, Instrumentos, Sonido, Iluminación, Mobiliario)

Tres días antes

  • Confirmar proveedores de requerimientos ténicos
  • Confirmar proveedores de registro (Foto, Audio, Video)
  • Coordinar horario de prueba de montaje (load in) y prueba de sonido
  • Coordinar instrumentos que hay que llevar desde Cantoalegre, confirmar con directores de ensambles

Dia anterior

  • Confirmar inscritos (correo, y teléfono)
  • Verificar horarios de montaje con proveedores
  • Verificar puertas de acceso del talento, y acreditaciones

Día del evento

  • Verificar horarios de montaje, y prueba de sonido
  • Confirmar ayudantes de carga, roadie, técnicos
  • Recoger instrumentos con roadie
  • Entregar acreditaciones
  • Verificar Transporte del talento y coordinar dos puntos de recogida (Cantoalegre y cerca a la puerta del evento)
  • Montaje con Roadie y ayudantes de carga

4 Horas antes

  • Coordinar el agua para el/los talento (una botella por persona para cada media hora de duración del evento)
  • Coordinar entrega de regriferios
  • Ejecutar transporte del Talento dependiendo de prueba de sonido, montaje y prueba de sonido

1 Hora antes

  • Recibir y acomodar el Talento
  • Recibir asistentes

10 minutos antes

  • Verificar sistemas de registro (Foto, Audio, Video)
  • Verificar sistema de amplificación de sonido
  • Posicionar las aguas
  • Verificar protocolos, o material institucional (Himnos, videos institucionales)

Durante el evento

  • Verificar registro (Foto, audio, video)
  • Coordinar comunicaciones en redes sociales
  • Preparar ayudantes de desmontaje

El final del evento

10 Minutos después

  • Coordinar transporte del Talento a dos puntos (cerca a la puerta del evento, Cantoalegre)
  • Ejecutar desmontaje con Roadie, ayudantes y transporte de instrumentos
  • Redes sociales

1 hora después

  • Coordinar desmontaje
  • Recolectar Registro de proveedores

1 día después

  • Organizar, editar, y respaldar Registro
  • Extraer contenidos relevantes

Varios días después

  • Publicar contenidos relevantes

admin/manuales_de_procedimientos/logistica_evento_ensambles.txt · Última modificación: 2015/08/11 16:58 por son0p