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admin:manuales_de_procedimientos:logistica_evento_formadores:20150618

Manual de procedimientos: Evento para formadores

Convenciones

Talento: persona o personas que presentaran el contenido

Asistentes: receptores del contenido

Varios días antes

  • Convocar al Talento
  • Coordinar Fecha, Hora y Locación del evento ✔
    • Locación:
      • verificar permisos necesarios
      • Verificar acceso de carga
      • Verificar camerino o un sitio para acomodación del Talento y sus pertenencias
      • Aclarar rutas de acceso, metro, rutas de buses
    • Fecha:
      • Verificar partidos de fútbol y otros eventos que puedan colisionar
    • Hora
      • Verificar pico y placa
  • De acuerdo al evento, filtrar los posibles asistentes
  • Planeación Pedagógica ( ¿Qué es esto?)
  • Consolidar potenciales asistentes y comunicarles del evento
    • Lista de correo
    • Redes sociales ( menciones etc)
    • Afiche
  • Construir un listado de inscritos
  • Conseguir refrigerios (en caso que el evento dure más de 3 horas)
  • Diseñar y producir el Programa de mano (en caso de necesidad)
  • Definir requerimientos técnicos (Acomodación, Seguridad, Instrumentos, Sonido, Iluminación, Mobiliario)

Tres días antes

  • Confirmar proveedores de requerimientos técnicos
  • Confirmar proveedores de registro (Foto, Audio, Video)
    • Audio
      • Confirmar a Edward para el viernes
      • Capacitar a Edward en la grabadora Tascam

Dia anterior

  • Confirmar inscritos (correo, y teléfono)
  • Verificar horarios de montaje con proveedores

Día del evento

  • Verificar montaje

4 Horas antes

  • Coordinar el agua para el/los talento (una botella por cada media hora de duración del evento)
  • Coordinar entrega de regriferios
  • Verificar transporte del Talento
  • Montar la presentación a un sitio web

1 Hora antes

  • Recibir y acomodar el Talento
  • Recibir asistentes
  • Entregar Programa de mano

10 minutos antes

  • Verificar sistemas de registro (Foto, Audio, Video)
  • Verificar sistema de amplificación de sonido
  • Posicionar las aguas
  • Verificar protocolos, o material institucional (Himnos, videos institucionales)

Durante el evento

  • Verificar registro (Foto, audio, video)
  • Rotar hoja de asistencia
  • Redes sociales

El final del evento

10 Minutos después

  • Coordinar transporte del Talento
  • Redes sociales

1 hora después

  • Coordinar desmontaje
  • Recolectar Registro de proveedores

1 día después

  • Organizar, editar, y respaldar Registro
  • Extraer contenidos relevantes

Varios días después

  • Publicar contenidos relevantes

admin/manuales_de_procedimientos/logistica_evento_formadores/20150618.txt · Última modificación: 2015/06/18 16:13 por son0p